今回は、アピリッツの知識共有サイト「ナレッジベース」から、
プロジェクトマネージャーを担当している神 宏伊（ジン ヒロヨシ）さんの記事をご紹介します。
是非最後までご覧ください！（初版：2025年5月6日）
概要
社会人になってからずっと、人とのコミュニケーションに悩んできました。
特にプロジェクトマネージャーを担当するようになってからは、
「自分では伝えたつもり」でも「相手に伝わっていない」ということがよく起こりました。
そのせいで、期日に間に合わなかったり、要件定義が中途半端になったりして、
社内メンバーやお客様に迷惑をかけてしまうことも何度かありました。
そこで今回は「相手に伝わらない」を減らすために役立った会話の工夫と、
私が普段から意識している3つのポイントをご紹介します。
【動いてほしいこと】を最初に伝える
「何をしてください」「助けてほしい」など、
相手に動いてほしいことをできるだけ短く伝えることで、相手の興味や関心を引くことができます。
興味・関心が持てれば、その後の説明も聞いてもらえるようになり、結果的にこちらの意図が伝わります。
たとえば、次のように伝えると「緊急性」と「やってほしいこと」が明確になります。
- 「助けてほしい。いつまでに〇〇が必要なんです。」
- 「〇〇をお願いします。期限は〇月〇日です。」
この技術はメールでも使えます。
- 【緊急】◯◯で問題が発生。至急確認願います
- 【見積依頼】◯◯（4月1日まで）
私自身もそうでしたが、最初は文章をきれいに書こうとしすぎて長くなることが多かったです。
たとえば、「動いてほしいこと」の前に概要や理由、経緯を説明し、最後にお願いを書くようなパターンです。
するとどうなるか——
- 緊急性や期限が相手に伝わらない
- 話が長くなり、集中力が切れてしまう
- 前提を忘れられ、もう一度説明する羽目になる
- 結果、忙しい人から返事がもらえなくなる
このようにデメリットの方が多くなってしまいました。
だからこそ、まず「相手に動いてほしいこと」を最初に伝えることが大事だと考えています。
質問は複数重ねない
次のように、質問を続けてしまうケースはよくあります。
「AAについてどうしたら良いでしょうか？
たとえば、BBになったときはABとなるでしょうか？」このように質問をいくつも重ねると、相手は複数の回答をしなければなりません。
しかし実際には、
- 前提や最初の質問を相手が忘れてしまう
- 質問の数が多くなり、回答するのが負担になる
- 会話が複雑になり、お互いに混乱する
といった問題が発生します。
たくさん質問すれば効率的に思えますが、結局は非効率になってしまうことが多いのです。
そこで、質問は必ず1つずつ行うように心がけましょう。
その方が相手も答えやすく、会話もスムーズに進みます。
一度の説明は最大３つまでに絞る
最後に、人間が一度に記憶できる情報の量についてお話しします。
個人差はありますが、コミュニケーションを改善するための自己啓発書などでは、
「伝える内容は多くても3つまでにした方がよい」とよく言われています。
試しに「説明は3つまで」とGoogle検索すると、こんな記事が並びます。
- 説明の上手な人が「3つにまとめる」を徹底する理由
- なぜ、プレゼンの達人たちは「3」の魔術にこだわるのか？
- 「プレゼンのポイントは3つにまとめる」。説得力を増す効果…
「3つにまとめるのは古い」といった意見もありますが、
まず3つに絞って話せるようになってから次のステップに進めばよいのです。
私自身もこれにならい、常に3つまでを意識しています。
■ 使用例
プロジェクトの進捗管理でも、1人が抱える課題は最大3つまでと決めています。
課題が片付いたら、次のタスクを追加する形です。
このルールにより、情報の整理やチーム内のやり取りがとてもスムーズになりました。
まとめ
今回ご紹介した3つのポイントを意識すると、相手にしっかり伝わるコミュニケーションができるようになります。
- 【動いてほしいこと】を最初に伝える
- 質問は複数重ねない
- １度の説明は最大３つまでに絞る
ぜひ、日々の仕事や会話で試してみてください。
おわりに
おわりに、コミュニケーションや自己啓発のヒントを分かりやすく学べるおすすめチャンネル・動画をご紹介します。
■ フェルミ漫画大学
コミュニケーションや人生に悩むことがあったときに、わかりやすく聞けるYoutubeチャンネルです。
神 宏伊（ジン ヒロヨシ）
デジタルサービスオファリング学部 エンジニア
掃除得意なエンジニア。プログラムの掃除・整理や、日常生活での掃除・整理何でもござれ。
座右の銘は「汚物は消毒だ〜！」ーー神 宏伊さん、ありがとうございました！
アピリッツでは自分が得た情報や技術を社員間で積極的に共有し合い、それらを吸収しながら各々のスキルアップを目指しています。
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