引継ぎ作業の時に思う事

みなさん、こんにちは。

〇〇の技術が凄い！
〇〇のコンテンツがオススメ！！
など技術面で語れる事がないので、あんまり書く人がいなさそうな事を書いてみようかと思いました。

少しでも参考になればなぁと思います。

１. 業務の引継ぎについて

こんな事は書くまでもないかと思いますが、業務内容的に「コンテンツが終わるまで、絶対にこの業務から離れんぞ！！」という鋼の意思と、それが出来る立場や境遇に居ない限りは絶対に発生するものだと思います。

私も引き継がれる立場になり、また引継ぎを行う立場になるという経験をしております。

２. まったくわからんぞ！！

そんな中で、稀によく感じる事がこれです。
当然初めて行う業務なんてわからない事だらけです。
「昔似たような作業をやった事が…」とか思っても、現場毎に作業フローや作業方法、考え方の違いetc…わからない事だらけです。経験値を持っていても、それがそのまま活かせるとは限りません。

つまり、その現場毎に学び直す事が多いと思います。

ある程度の時間を取り、引継ぎ相手から直接引継ぎを行い、作業をしながら覚えていく事が出来るかと思います。(理想形)
ですが、そんな理想的な引継ぎばかりあるわけはなく、業務内容に対して引継ぎ時間が足りずに「残りは資料を見たり、他の人に聞いてね！ﾖﾛｼｸ」なんて事もしばしば…

そして、残された資料を見て思うんですよ…

まったくわからんぞ！！

３. なんでこんなことになるのか

別に資料を残して去って行った人も嫌がらせとかではなく、時間的に出来る範囲で作業が出来るように資料を残してくれているハズなんですよ。

…たぶん。
　

では、なぜこんな事が発生してしまうのか。
私が思うのは、ちょっとした見落としかなと思います。

それは、「全くわからない人がその資料だけで作業が出来るようになっているか、否か」だと思います。
資料を作成していると「ここはわかるだろうから」とか「ここは他の資料にも記載があるから」などの理由で、その作業を行うための資料に「作業手順」や「入力すべき数値」などが詳細に記載されていない事があります。

別の資料に詳細な記載や解説があり、その資料へのリンク等があればいいですが、そうでなければ伝わらない事が多いかと思います。

自分が引き継いだ作業の中には上記のような事がしばしばあり、その度に絶望に近いものを感じたりしていました…。

４. 資料を作るときに意識する事

自分が引継ぎの資料を作成するときに意識する事は以下のものです。

①その資料を見ながらなら作業が行えるか。
②文字だけを延々と書いていないか。

この２点だけは特に強く意識します。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　
①の内容に関しては言わずもがなで、「どのパラメータ」を「どのように設定すればいいのか」などを記載するときには、「どのように設定すればいいのか」という部分をしっかりと記載したり、可能であれば過去の具体例なども併せて記載するようにしています。

②の内容に関しては①に付随するものですが、どうしても細かく書こうとすると文字が多くなってしまいます。
その際に、画像などを添付して「見やすくしつつ」「文字の量を減らせるか」という事を考えています。

個人的には文字の量が増えると、直感的に理解しづらくなってしまう事があると思っています。
なので、見やすい画像を添付しつつ、詳細な内容を文字数を減らして作成できないか考えつつ資料を作成するようにしています。

長々と書いてしまいましたが、知識0(ゼロ)の人が作業を行えるような資料の作り方を目指すのが一つの幸せな引継ぎ作業への道かなと思います。

そして、この記事がみなさんの少しでも役に立てればと思います。それでは！